陕西中医药大学档案管理办法
来源:规范性文件信息化发布平台 作者:院办 点击数: 发表时间:2021-09-03 18:00:37
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陕西中医药大学档案管理办法

(陕中大校办201625号发布,自2016129日起施行)

第一章  

第一条 为了加强我校档案管理工作,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范等有关法规,结合我校实际情况制定本办法。

第二条 学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中,直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案作为一种重要的历史凭证,在学校的发展历程中发挥着重要作用。学校各部门应加强对学习档案工作的重视。

第四条 学校综合档案室必须严格执行国家有关法律、法规,确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 档案工作体制

第五条 学校档案工作接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。学校综合档案室挂靠党委、院长办公室。

第六条 各部、处、室应有一名负责人分管本单位档案工作,兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作。

第七条 档案室的主要任务

1、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法,制定学校档案工作规划、管理制度和实施细则。

2、负责对学校各部门档案工作进行监督、检查和指导。组织专、兼职档案人员的业务学习和培训制定学校档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。

3、负责学校各类档案及相关资料的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作。

4、负责编制检索工具和参考资料,提供档案信息,为学校各项工作和社会服务。

5、负责档案的开放和档案利用工作。

6、参与校史研究,负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源.

7、执行保密制度,确保档案的安全。

8、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

9、开展档案学术研究和交流活动。

10、完成学校领导交办的其他工作。

第八条 各部门档案工作任务

1、各部门严格实行部门立卷归档制度,逐步做到三纳入四同步

2、按照档案室的有关规定做好本单位档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作。

3、按照归档范围和要求,归档上年度应归档的文件材料.

4、收集、积累资料,参与本单位教学、科研等专题编研工作。

第三章 文件材料的立卷和归档

第九条 学校各部门把应归档的各类文件材料按综合档案室的归档要求,对形成的文件材料进行收集、积累,按时整理归档,并向档案室移交,由档案室负责业务指导及档案的检收。

第十条 部门立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由学校党委校长办公室负责立卷归档,其余由学校办公室分流至有关职能部门立卷归档。

第十一条 综合档案室归档范围

党群管理类

党委各部(室)、纪委、工会、团委等部门在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

行政管理类

各学院、行政各处(室)、直属单位在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料,按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016号)执行。

科学研究类

1、上级下达、外协、自选等各类科研项目中所形成的具有保存价值的文件材料。

2、在国内外刊物上发表的论文,学术会议上交流的论文,研究报告的手稿和印本。

3、参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

4、科研工作中形成的管理文件材料等。

基本建设类

1、基建工程归档文件材料,按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发〔19984号) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料,隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2、房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

仪器设备类

各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料等。

出版物类

学校编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料,按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

外事类

出席国际学术会议,出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。

聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者,在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带,专家的简历、护照(复制件)等文件材料,授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。

产品类档案

学校设计、试制、生产、经营、销售产品过程中直接形成的、有保存价值的有关材料。

十一声像档案

反映学校重大活动和历史发展,具有保存价值的各种声像载体。

十二实物档案

凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十二条 归档要求

1、实行由文件材料形成单位归档的制度。科研课题档案由科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

2、归档文件材料应格式统一,质地优良,书写工整,声像清晰,符合归档规范和标准,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

3、文件材料整理后,由各文书处理部门将文件材料按归档要求排序、整理、录入目录后直接向综合档案室移交归档。

4、凡由几个单位合作完成的项目,由主持单位立卷归档保存一套完整的档案,协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外,将副本送主持单位保存。

第十三条 归档时间

1、党政、教学、外事、出版、财会、基建类能按自然年度归档的文件材料在次年4月底之前归档。

2、按教学年度归档的教学档案在当年年底前归档。学籍档案在学生毕业后的次年年底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两月内归档。

4、会计档案,从会计年度终了后的第一天算起,由会计机构暂管一年后,于次年年底之前归档。

5、随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

6、接收档案必须履行移交手续,由立卷单位填写移交单,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等,交接双方必须签名盖章。

第四章 档案的管理和利用

第十四条 档案室要对档案进行分类、编号和排序。

第十五条 档案室指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁、统计。

第十六条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,密级分为绝密机密秘密三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料,亦按绝密档案管理。

第十七条 要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作,完善安全设施和应急措施。

第十八条 严格执行档案室安全制度,确保档案安全;不断研究和改进档案保护技术,对破损和字迹腿色的档案,要及时修复或复制。

第十九条 档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条 对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计,编制档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 档案室要积极开发档案信息资源,编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,主动做好提供利用和服务工作。

第二十二条 档案室人员应热情、周到、细致、耐心地提供各项档案查询服务。

第二十三条 加强档案编研工作,根据学校和社会需要,有计划地对档案资料进行研究整理,为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第二十四条 未经学校授权或上级管理机关批准,任何组织或个人无权公开档案。

第二十五条 开展档案学术理论研究,积极参加档案学术团体活动,努力提高学术水平。

第五章 档案工作人员

第二十六条 认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策与规定,热爱本职工作、刻苦学习档案专业知识、搞好档案管理,充分发挥档案的作用。

第二十七条 参加档案在职培训和继续教育,提高综合能力。

第二十八条 负责本单位档案的收集、整理、保管、利用统计工作。

第二十九条 坚持文件收发登记和平时立卷制度,在文件收集完整齐全的基础上,于次年 4月底前完成上年文件材料的整理归档任务。切实负责做好向档案室移交档案的工作。

第三十条 切实搞好对档案保护的各项措施,最大限度地延长档案寿命,认真负责档案的鉴定工作,按规定销毁已过期无保存价值的档案。

第三十一条 热情接待档案利用者的查询、借阅工作,认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计,开发档案信息,为本单位各项工作服务。

第三十二条 严格按《档案法》、《保密法》及有关制度办事,发现违法事件及时向档案行政管理部门举报。

1、在主管校长的领导下,贯彻执行《档案法》《档案实施办法》,贯彻执行上级关于档案工作的指示及有关规章制度。

2、制定学校档案工作的各项管理制度及工作计划,做好工作总结。

3、组织各处室兼职档案人员的业务学习,指导、督促并协助有关部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

4、负责编制档案检索工具和文献资料的编辑工作。

5、负责档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、保管、宣传利用和经领导审批后的档案销毁工作。

6、做好档案的保密与八防工作,维护档案的完整与安全。

7、完成主管领导交办的其他工作。

第六章 鉴定和销毁

第三十三条 在主管校长领导下,由业务部门、保密委员会、档案室组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限,提出档案销毁意见,写出鉴定情况报告。

第三十四条 档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是:

1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,具有长远查考利用价值的档案,列为永久保存。

2、凡是在一定时期学校进行各项工作需要查考利用的档案,根据情况可列为长期或短期保存。

3、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案,一律从长划定。

第三十五条 销毁档案,应造册登记,履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销,监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章 库房和设备

第三十六条 学校要根据档案事业发展的需要为档案室提供大力支持,配备各种必要的软硬件档案设备,从而不断完善档案管理现代化。

第三十七条 学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房,做到库房、阅档室、办公室分开,档案库房要求防火、防潮、防晒、防虫、防盗,以保证档案的安全。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十八条 档案室要建立岗位责任和检查、考评、奖励制度。考评工作在主管档案工作的学校领导的指导下,由综合档案室负责具体实施。对档案工作成绩突出的单位和档案工作人员 (专、兼职)给予表彰和奖励。

第三十九条 对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的行为,应按照相关法律法规的规定予以处罚或依法给予行政处分。

第九章  

第四十条 本办法自发布之日起实行。本办法由陕西中医药大学综合档案室负责解释。


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